Pinigų plovimo prevencijos auditas: kaip naštą paversti galimybėmis

Lietuvoje „fintech“ įmonių skaičius artėja prie 300, ir toms, kurios turi finansų įstaigos licenciją, svarbu tiksliai atitikti pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos (PPTFP) reikalavimus. Šios srities auditas tokioms įmonėms yra privalomas, o praktika rodo, kad daugeliui startuolių jis neretai tampa tikru galvos skausmu. Ypač, jei atliekamas pirmą kartą. Tačiau kelių paprastų dalykų išmanymas gali PPTFP auditą paversti tikru tramplynu į sėkmę ir padėti sustiprinti įmonės pozicijas rinkoje.

PPTFP auditas gali būti atliekamas tiek įmonės vidaus auditorių, tiek perkant šią paslaugą iš išorės tiekėjų. Tačiau viena iš dažniausių klaidų, kurias neretai padaro neseniai įsteigtos įmonės – tai bandymas atlikti auditą formaliai, nepaverčiant jo išvadų konkrečių veiksmų planu. Jei palygintume su kelių eismu, tokį požiūrį su šypsena apibūdiname formule „90-60-90“, simbolizuojančia automobilio greitį iki ir po greičio matuoklio, o taip pat – vairuotojo nesupratimą, kodėl keliuose reikia elgtis saugiai.

Skirkite resursų ir nusiteikite kruopščiai pateikti duomenis

Kita klaida – neišmanyti, kaip vyksta PPTFP auditas. Svarbu suprasti, kad tai – itin sudėtingas ir daug dėmesio reikalaujantis procesas, galintis užtrukti iki kelių mėnesių. Todėl iš audituojamos įmonės jis visada pareikalauja daug laiko ir kitų resursų. Audito metu daugeliui darbuotojų teks planuoti laiką atsižvelgiant į auditorių užklausas, todėl neišvengiamai turės įsitraukti tiek įmonės vadovas, tiek PPTFP ir IT specialistai, duomenų analitikai, klientus aptarnaujantys darbuotojai. Jų dėmesio ir laiko reikės rengiant atsakymus, statistiką, papildomus išaiškinimus – šių užduočių atlikimas iš kai kurių darbuotojų gali pareikalauti ir iki pusės jų įprasto darbo laiko.

Būkite nusiteikę rengti daug statistikos apie klientus, jų sąskaitas, transakcijas ir pan. Kiekviena įmonė turi savo informacines sistemas ir rengia reguliarias ataskaitas. Tačiau praktikoje atsitinka, kad auditoriai gali paprašyti pateikti duomenų kitais pjūviais arba kitu formatu, nebūtinai sutampančiu su įmonės įprastomis ataskaitomis. Todėl būkite pasiruošę ir dedikuokite pakankamai darbuotojų, kurie rengs auditoriams ataskaitas ir teiks statistiką taip, kaip jie to paprašys.

Stokojant supratimo apie tai, kaip dirba auditoriai, visuomet atrodys, kad jie užduoda per daug ir vis tokių pačių klausimų, gilinasi į detales, kurios atrodė nereikšmingos ir apie jas net negalvojote. Todėl bendrovėms, kurios planuoja atlikti auditą pirmąkart, rekomenduoju kuo aktyviau domėtis, kodėl auditoriai klausia vienų ar kitų dalykų, o pasitarimų metu iki smulkmenų išsiaiškinti, kokių veiksmų jie rekomenduoja imtis.

Svarbi taisyklė: bendraukite, klauskite, įsitikinkite

Labai svarbi taisyklė – nuo pat audito pradžios organizuoti su auditoriais reguliarią ir efektyvią komunikaciją. Geriausia būtų nuo pat pradžių susitarti, kaip ir kada atsakinėsite į klausimus, per kiek laiko galėsite parengti reikiamus dokumentus. Kuo arčiau audito pabaiga, tuo svarbesnis tampa tarpusavio bendravimas, juk nuo audito išvadų nemaža dalimi priklausys tolesnis įmonės gyvenimas.

Tenka pripažinti, kad pastaruosius dvejus metus vyravęs nuotolinis bendravimas vis dėlto pakiša koją. Suprantama, kad pandemijos metu buvo galima bendrauti tik taip, tačiau tais atvejais, kai galima saugiai susitikti gyvai, rekomenduočiau tai daryti reguliariai. Būtent tiesioginių susitikimų metu turėsite kur kas daugiau galimybių išgirsti patarimų, išsiaiškinti detales, sužinoti apie audito eigą daugiau ir giliau.

Visada nuodugniai išsiaiškinkite, ką reiškia viena ar kita išvada, rekomendacija. Praktika rodo, kad po audito praėjus kuriam laikui, keičiantis darbuotojams, įmonės kolektyvas nebūtinai vienodai supranta audito ataskaitos turinį, ne visuomet tiksliai žino, ką išties reikėtų atlikti ir kodėl.

Svarbu suprasti, kad PPTFP auditas yra neatsiejama kitų įmonės procesų dalis, tokių kaip rizikų kontrolė, bendrųjų įmonės politikų ir taisyklių įgyvendinimas, trijų linijų modelis. „Fintech“ įmonei labai svarbu, kad visuose organizacijos lygiuose darbuotojai vienodai suprastų reikalavimus ir laikytųsi PPFTP taisyklių bei įstatymų.

Naudų daugiau, nei matoma iš pirmo žvilgsnio

Kokią naudą auditas suteiks, jei mokėsite jį išnaudoti geriausiu būdu? Mano atsakymas – gausite holistinį, daug sričių apimantį supratimą, ar kokybiškai sutvarkyti svarbiausi procesai, kokias spragas ir kaip reikia ištaisyti. Jei norite gauti geriausių patarimų, patarčiau rinktis gerai žinomą audito bendrovę, atliekančią daug auditų ir galinčią palyginti Jūsų įmonę su kitomis. Suprantama, auditoriai niekada neprasitars, kokią situaciją aptiko vienoje ar kitoje įmonėje, tačiau jų komentarai padės geriau suprasti, kaip Jūsų įmonė atrodo visos rinkos kontekste, ar esate konkurencingi.

Gerai atliktas auditas išsiskiria aiškiu veiksmų planu, ką ir kada įmonėje būtina patobulinti. Jo metu galite sužinoti apie savo įmonę daug dalykų, apie kuriuos net nebuvote pagalvoję. Todėl rekomenduočiau itin atidžiai klausytis auditorių komentarų ir iš jų „išspausti“ kuo daugiau naudos tolesnėje veikloje. Siūlyčiau neatidėlioti PPTFP audito ir surengti jį kuo operatyviau – taip įgausite konkurencinių pranašumų prieš kitas įmones.

Atlikto audito faktą išnaudokite bendraudami tiek su priežiūros institucijomis, tiek su bankais korespondentais. Anksčiau ar vėliau jie patys paprašys pagrįsti, kad visų PPFTP procedūrų laikotės griežtai pagal įstatymus. Sėkmingai atliktas PPFTP auditas gali tapti gera paspirtimi auginti verslą greičiau ir saugiau.